Organização do Acervo Documental

Para o processo de Organização do Acervo Documental, após a conclusão dos levantamentos iniciados durante uma primeira fase e estando a Empresa Cliente de acordo com informações prestadas, estarão estas sendo aprovadas para o processo de Organização, Modernização e de Transformação do chamado 'Arquivo Morto' em um novo conceito de 'Centro de Documentação'. Nesta fase serão desenvolvidas as atividades com pessoal especializado no manuseio de documentos e implantados os sistemas de gerenciamento a seguir.

- Implantar na Empresa Cliente uma ferramenta de Gerenciamento dos documentos conhecida como TTD - Tabela de Temporalidade Documental que administra o documento de acordo com seu prazo legal de guarda e eliminação, gerando menor custo de armazenamento.

- Abrir todas as caixas existentes no acervo, arrumar e organizar os documentos de seu conteúdo, identificar com capas de fácil visualização interna, colocar em embalagens plásticas próprias e efetuar selamento térmico para não haver invasão de pragas.

- Substituir caixas estragadas por caixas novas e de padrão conforme nossa sugestão a ser apresentada oportunamente, identificando-as com etiquetas adesivas e alinhando-as em estantes próprias e também identificadas por endereçamento logístico.

- Inventariar através de planilhas manuais e cadastrar em sistema informatizado todos os documentos que fazem parte do acervo e estabelecendo relações com o item 01 deste processo.

- Disponibilizar o acervo para consultas e empréstimos através da Central de Atendimento ao Usuário, efetuando todos os controles propostos.

- Proceder à eliminação dos documentos com prazo de guarda vencidos e de acordo com a aprovação da TTD - Tabela de Temporalidade Documental, reduzindo já na organização o espaço físico destinado a guarda de documentos.